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慶典活動集體活動策劃應該注意哪些事項?
發布時間:2016/09/08     瀏覽次數:  679

對商界人士來講,組織慶典與參加慶典時,往往會各有多方面的不同要求。慶典的禮儀,即有關慶典的禮儀規范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內容所組成的。

組織籌備一次慶典,如同進行生產和銷售一樣,先要對它作出一個總體的計劃。商務人員如果受命完成這一任務,需要記住兩大要點:其一,要體現出慶典的特色。其二,要安排好慶典的具體內容。

毋庸多言,慶典既然是慶祝活動的一種形式,那么它就應當以慶祝為中心,把每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面,還是全體出席者的情緒、表現,都要體現出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此,慶典的宗旨塑造本單位的形象,顯示本單位的實力,擴大本單位的影響,才能夠真正地得以貫徹落實。

慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應當在其具體內容的安排上,得到全面的體現。

(1)慶典策劃:確定來賓及發放請柬;來賓組成:政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區公眾代表、客戶代表或特殊人物等。總之,來賓要具有一定的代表性;發放請柬要求:請柬提前7—10天發放。重要來賓請柬發放后,組織者當天應電話致意。慶典頭晚再電話聯系。

(2)設計慶典活動程序;一般程序:主持人宣布開典;介紹來賓;由組織的重要領導或來賓代表講話;安排參觀活動;安排座談或宴會;邀請重要來賓留言或提字。

(3)落實致辭人和剪彩:;致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織******負責人,客方為德高望重、社會地位較高的知名人士;選擇致辭人和剪彩人應征得本人同意。

(4)編寫宣傳材料和新聞通訊材料;列出慶典主題、背景、活動內容等相關材料,將材料裝在特制的包裝袋內發給來賓。對記者,還應在其材料中添加較詳細的資料,以方便記者寫作新聞稿件。

(5)慶典活動的接待工作;設置接待室。對所有來賓,都應熱情接待,耐心服務;對重要來賓,要由組織領導親自接待;他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。

在慶典的籌備組織內,根據實際需要,下設若干專項小組,分別針對如公關、禮賓、財務、會務等各專項負責,使權責清晰明確。其中禮賓組,最為重要。

慶典的禮賓接待組,通常由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。具體工作有以下幾項:一,來賓的迎送。二,來賓的引導。即由專人負責為來賓帶路,將其送到既定的地點。三,來賓的陪同。對于某些年事已高或非常重要的來賓,應安排專人陪同始終,以便關心與照顧。四,來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關照。

舉行慶祝儀式的現場,是慶典活動的中心地點,應精心布置好。對它的安排、布置是否恰如其分,往往會直接地關系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據儀式禮儀的設計程序,在布置舉行商務類型的慶典現場時,需要通盤考慮:

一,地點選擇。

因秉承“量體裁衣”原則,根據慶典目的結合實際進行選擇,切勿因地點選擇不慎,從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。

二,環境美化。在著力烘托出熱烈、隆重、喜慶氣氛的同時突出舉辦單位特色,避免“喧賓奪主”。

三,場地大小。根據參加人數合理選擇,過大或過小都會影響慶典效果。

四,音響準備。對于曲目嚴格審查,使其符合整體烘托要求。對于設備嚴格把關,調試工作做細做好。

最后,慶典程序詳盡清晰。儀式禮儀規定,擬定慶典的程序時,有兩條原則必須堅持:一,時長適度。二,過程明晰。依照常規,一次慶典大致上應包括下述幾項程序:

預備:請來賓就座,出席者安靜,介紹佳賓。

第一項,宣布慶典正式開始,全體起立,奏國歌,唱本單位之歌。

第二項,本單位主要負責人致辭。其內容是,對來賓表示感謝,介紹此次慶典的緣由,等等。其重點應是報捷以及慶典的可“慶”之處。

第三項,邀請嘉賓講話。大體上講,出席此次的上級毛要領導、協作單位及社區關系單位,均應有代表講話或致賀辭。

第四項,安排文藝演出。這項程序可有可無,如果準備安排,應當慎選內容,注意不要有悖于慶典的宗旨。

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